Zijn relatiegeschenken aftrekbaar? Wat iedere ondernemer moet weten
Relatiegeschenken zijn voor veel ondernemers een vertrouwd onderdeel van hun zakelijke strategie. Ze worden ingezet om klanten te bedanken, relaties te versterken of medewerkers extra te waarderen. Maar hoe zit het met de fiscale behandeling? Zijn relatiegeschenken aftrekbaar van de belasting, en zo ja, onder welke voorwaarden?
In dit artikel duiken we diep in de regels, uitzonderingen en slimme tips die je als ondernemer écht een voorsprong geven.
Wanneer zijn relatiegeschenken aftrekbaar?
Relatiegeschenken kunnen in principe aftrekbaar zijn, maar de Belastingdienst stelt hier wel voorwaarden aan. Het gaat erom of het geschenk zakelijk of privé is. Alleen zakelijke uitgaven komen in aanmerking voor aftrek. Een fles wijn voor een zakenrelatie kan bijvoorbeeld aftrekbaar zijn, terwijl een luxe horloge voor een familielid dat toevallig ook klant is, onder de loep genomen zal worden.
De hoofdregel: als het relatiegeschenk een zakelijk karakter heeft én niet onder de zogenoemde “gemengde kosten” valt, dan mag je het (deels) aftrekken van de winst. Hierbij geldt vaak een drempel of beperking, afhankelijk van de situatie.
De 80%-regeling voor relatiegeschenken
Veel relatiegeschenken vallen onder de zogenoemde beperkt aftrekbare kosten. Dit betekent dat je slechts 80% van de kosten mag aftrekken. Deze regel geldt onder andere voor:
Representatiekosten
Reiskosten van derden
Congressen, seminars, studiereizen
Relatiegeschenken
Je hoeft de kosten dus niet volledig zelf te dragen, maar je kunt ook niet het volledige bedrag van je winst aftrekken. De resterende 20% komt voor eigen rekening en mag je niet opvoeren als zakelijke kosten.
Lees ook deze artikelen
Niet-aftrekbare relatiegeschenken: hier moet je op letten
Niet elk geschenk komt door de keuring. Vooral persoonlijke of dure geschenken, zoals sieraden, luxe reizen of uitjes die geen zakelijk karakter hebben, vallen vaak buiten de boot. Ook geschenken die overduidelijk meer marketingdoelen dan relatiebeheer dienen, kunnen geweigerd worden als aftrekpost.
Daarnaast is het belangrijk om onderscheid te maken tussen relatiegeschenken en promotionele items. Een pen met je logo is een promotieartikel, geen relatiegeschenk. Dat verschil kan bepalend zijn voor de aftrekbaarheid.
Relatiegeschenken aftrekbaar? Kijk naar de ontvanger
Een vaak over het hoofd geziene factor bij de aftrekbaarheid van relatiegeschenken is de ontvanger. Is het een bestaande klant, een prospect, een leverancier of een medewerker? De fiscale gevolgen kunnen verschillen:
Klanten en zakenrelaties: Hier gelden de normale regels voor gemengde kosten en de 80%-regeling.
Werknemers: Een geschenk aan een werknemer kan als loon worden beschouwd en moet dan worden belast via de loonheffingen. Tenzij je het onderbrengt in de werkkostenregeling (WKR).
Buitenlandse relaties: Hier gelden vaak andere regels. Het kan zelfs per land verschillen, afhankelijk van lokale belastingverdragen.
Wil je de volledige kosten aftrekken? Laat het relatiegeschenk dan onderdeel zijn van een dienst die je verleent. Geef bijvoorbeeld een geschenk dat functioneel hoort bij een workshop of training. Denk aan een notitieboek met branding, gekoppeld aan de sessie. Zo wordt het geen los geschenk, maar een integraal onderdeel van je dienstverlening.
Relatiegeschenken en de werkkostenregeling
Geef je relatiegeschenken aan werknemers, dan is de werkkostenregeling (WKR) relevant. Je mag vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onderbrengen in de zogeheten vrije ruimte van de WKR. Die ruimte is beperkt tot een percentage van je totale fiscale loonsom.
Als het geschenk binnen deze vrije ruimte past, hoef je er geen belasting over te betalen. Kom je er bovenuit, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere. Dit maakt het belangrijk om alle verstrekkingen aan personeel goed te administreren.
Lees ook deze artikelen
Administratie van relatiegeschenken: zo voorkom je discussie met de Belastingdienst
De Belastingdienst houdt van duidelijkheid, en dat geldt zeker voor relatiegeschenken. Zorg ervoor dat je altijd de volgende informatie bewaart:
De factuur of bon
Voor wie het geschenk was bedoeld
De reden van het geschenk (bijvoorbeeld: relatiebeheer, bedankje na samenwerking)
Een korte omschrijving van het geschenk
De datum waarop het gegeven is
Dit lijkt misschien overdreven, maar bij een controle wil de fiscus kunnen nagaan of het geschenk zakelijk relevant was. Goede administratie voorkomt dat je aftrekposten moet terugbetalen.
Wat veel ondernemers niet weten: relatiegeschenken als marketingmiddel
Hoewel relatiegeschenken vooral worden gezien als blijk van waardering, kun je ze ook strategisch inzetten als marketinginstrument. Door ze slim te combineren met je sales- of contentstrategie, kun je ze als zakelijke investering aanmerken. Bijvoorbeeld:
Een gelimiteerd boek dat aansluit bij je dienstverlening
Een toolkit of proefpakket met je merk erop
Een QR-code op het geschenk die leidt naar een exclusieve aanbieding
Hiermee creëer je waarde die verder gaat dan het gebaar, en kun je ook beter onderbouwen dat het gaat om een zakelijke investering met commerciële insteek.
Gebruik een WKR-budgetplanner. Hiermee zie je in één oogopslag hoeveel ruimte je nog hebt voor geschenken en andere verstrekkingen. Het voorkomt vervelende verrassingen bij de loonheffing én helpt je strategisch te plannen wanneer je welke kosten maakt.
Zijn digitale relatiegeschenken aftrekbaar?
In een steeds digitalere wereld kiezen ondernemers vaker voor digitale geschenken, zoals e-books, online trainingen of digitale cadeaubonnen. De fiscale behandeling hiervan verschilt nauwelijks van fysieke relatiegeschenken, maar er zijn wel aandachtspunten:
Cadeaubonnen zijn soms belast als loon bij werknemers
Bij digitale producten moet de zakelijke relevantie extra goed worden onderbouwd
Bewaar altijd een downloadbewijs of transactiebevestiging
Een voordeel van digitale geschenken is dat ze vaak goedkoper zijn, en dus minder zwaar drukken op de beperkte aftrekmogelijkheden.
De grens opzoeken zonder eroverheen te gaan
De kunst van slimme aftrekbare relatiegeschenken zit hem in balans. Wat geef je, aan wie, en hoe onderbouw je het zakelijk belang? Ondernemers die het maximale uit hun fiscale mogelijkheden willen halen, doen er goed aan jaarlijks hun uitgaven te evalueren. Stel jezelf vragen als:
Heeft dit geschenk mijn relatie met de klant daadwerkelijk versterkt?
Kan ik de zakelijke relevantie logisch uitleggen?
Is het geschenk onderdeel van een bredere marketing- of klantstrategie?
Wie deze vragen bewust stelt en documenteert, heeft meer kans om bij een controle overeind te blijven.
Meer waarde halen uit aftrekbare relatiegeschenken
Relatiegeschenken hoeven geen dure kostenpost te zijn, mits je ze slim inzet. Overweeg om je relatiegeschenken te koppelen aan een meetbare actie, zoals een referral-programma of feedbackverzoek. Op die manier toon je aan dat het geschenk niet zomaar is uitgedeeld, maar onderdeel is van een zakelijke transactie.
Ook kun je samenwerken met leveranciers van relatiegeschenken die gespecialiseerd zijn in fiscale optimalisatie. Zij weten precies welke producten wel of niet onder de 80%-regeling vallen, en kunnen adviseren over het juiste moment van uitgifte.
Slim omgaan met relatiegeschenken betaalt zich terug
Relatiegeschenken zijn meer dan alleen een aardigheidje. Ze zijn een krachtig instrument voor klantbehoud, merkloyaliteit én fiscale optimalisatie. Door je bewust te zijn van de regels en uitzonderingen, voorkom je verrassingen en haal je meer uit elke euro die je eraan uitgeeft.
Of je nu kiest voor een traditioneel kerstpakket, een digitale attentie of een gepersonaliseerd geschenk: wie het strategisch inzet, wint op meerdere fronten. Zorg dat je administratie op orde is, ken de grenzen van de wet én benut de ruimte die er wél is. Zo maak je van relatiegeschenken niet alleen een gebaar, maar ook een slimme investering in je onderneming.
Frederiek van Leeuwen
Frederiek van Leeuwen is een vaste auteur voor ZakelijkPlus.nl en schrijft over de thema’s die ondernemers vandaag en morgen bezighouden. Met een focus op bedrijfsvoering, digitalisering, apps en juridische vraagstukken rondom ondernemerschap, biedt zij heldere inzichten en toepasbare adviezen. Dankzij haar scherpe blik op technologie, wet- en regelgeving én praktische bedrijfsrealiteit weet Frederiek complexe onderwerpen toegankelijk te maken voor ondernemers die vooruit willen.
Bekijk ook deze categorieën