5 redenen waarom IT consultancy trajecten falen en hoe je ze voor bent 

Organisaties investeren fors in IT-trajecten, zeker nu AI, clouddiensten en nieuwe ERP-systemen bovenaan de agenda staan. De ambities zijn groot, maar lang niet elk traject brengt wat ervan werd verwacht. Systemen worden te laat opgeleverd, kosten meer dan begroot of belanden na de livegang in een la omdat niemand ermee werkt. Dat het misgaat, heeft zeker niet altijd met de technologie te maken. Het zit hem meestal in de aanloop ernaartoe. Deze vijf oorzaken springen eruit. 

1. Geen scherp doel aan de voorkant 

Trajecten die starten vanuit het gevoel dat het anders moet, zonder dat iemand benoemt wat “anders” precies inhoudt, missen richting. “We willen iets met AI” of “onze software moet moderner” geeft een consultant weinig om mee te werken. Als het einddoel onduidelijk blijft, gaat iedereen af op een eigen interpretatie en drijven de verwachtingen uit elkaar. 

Hoe kun je dit voorkomen: 

• Formuleer een concrete probleemstelling voordat de opdracht begint, bijvoorbeeld een proces dat te lang duurt of een rapportage die te veel handwerk kost 
• Maak het doel meetbaar, zoals een doorlooptijd die omlaag moet of een foutmarge die kleiner wordt 
• Leg vast wanneer het traject als geslaagd geldt, zodat er achteraf geen discussie ontstaat over het resultaat 

2. De werkvloer en de IT-afdeling begrijpen elkaar niet 

Een technisch sterke oplossing is nog geen bruikbare oplossing. Iets dat wordt gebouwd dat niet aansluit op het dagelijkse werk, blijft maar liggen omdat het de mensen die ermee moeten werken geen tijd bespaart.  

Goede IT consultancy begint bij de vraag hoe het werk in de praktijk verloopt, en niet bij de techniek. Haal de eindgebruikers er vanaf het begin al bij, laat de consultant meekijken op de werkvloer en toets tussentijds of wat er ontstaat past bij wat mensen nodig hebben. 

3. De planning is te optimistisch opgezet 

Een strakke planning ziet er op papier misschien goed uit, maar als er geen speling is voor de dingen die onderweg misgaan, dan zit je met een schema dat de eerste tegenslag al niet overleeft. Een integratie die langer duurt dan gedacht, een test die iets blootlegt, een collega die uitvalt; dit zijn het soort tegenvallers die horen bij ieder IT-traject. En toch worden ze nauwelijks tot niet ingecalculeerd. Hierdoor eindigen deadlines al vanaf het begin zonder realistische kans van slagen. Een planning met ingebouwde marge houdt het traject op koers, ook als er iets tegenzit. 

4. De opgebouwde kennis verdwijnt na afloop 

Een succesvolle externe consultant weet aan het eind van het traject waarschijnlijk heel goed hoe alles in elkaar zit. Maar wanneer die persoon vertrekt, dan verdwijnt die kennis mee de deur uit en staat de organisatie in zijn hemd. Gelukkig zijn er een paar manieren om dat anders te doen: 

• Laat eigen teamleden meelopen tijdens het traject, zodat ze de keuzes van dichtbij meekrijgen 
• Leg belangrijke beslissingen en werkwijzen vast in documentatie 
• Plan overdrachtsmomenten in plaats van alles tot de laatste week te bewaren 

5. Er is voor de verkeerde partner gekozen 

Een IT-partner kies je niet zomaar. Neem een consultant die alleen op de korte termijn stuurt of niet aanvoelt hoe een bedrijf werkt; die laat na afloop weinig blijvends achter. Belangrijker dan het uurtarief is of een consultant het vak verstaat, verder kijkt dan de opdracht van vandaag en overweg kan met de collega’s om hem heen. Dat laatste wordt vaak onderschat, terwijl je maandenlang met diezelfde persoon aan tafel zit. 

Zo vergroot je de kans op een geslaagd traject 

Kortom, de meeste trajecten lopen niet vast op de code, maar op alles eromheen. Een helder doel, gebruikers die meedoen, een haalbare planning en kennis die blijft hangen als de consultant vertrekt.  

En dan is er nog detavast. Qquest uit Rotterdam koppelt organisaties aan IT-specialisten in onder meer low-code, software testen, business analyse en security. Via detavast kun je een specialist eerst inhuren en later in dienst nemen, waardoor de kennis en ervaring niet vertrekken maar onderdeel worden van je eigen team.