Inkoopproces verbeteren: hoe je van rommelig bestellen naar strategisch inkopen gaat
Een efficiënt en goed ingericht inkoopproces is veel meer dan een kostenpost beheersen. Het bepaalt hoe snel je kunt leveren, hoe betrouwbaar je afspraken nakomt en hoe wendbaar je organisatie is in tijden van schaarste of groei. Toch blijkt in de praktijk dat het inkoopproces in veel bedrijven versnipperd, ongedocumenteerd of sterk afhankelijk is van individuele medewerkers.
In dit artikel laten we zien hoe je het inkoopproces kunt verbeteren, met aandacht voor zowel processtappen als slimme systemen – inclusief tips die je niet in elk standaardartikel terugvindt.
Waarom het inkoopproces verbeteren méér oplevert dan alleen kostenvoordeel
Veel bedrijven denken bij het verbeteren van het inkoopproces automatisch aan lagere inkoopprijzen. Maar prijs is slechts één factor. Een beter ingericht inkoopproces levert ook:
Minder fouten in bestellingen of leveringen
Snellere doorlooptijd van aanvraag tot ontvangst
Betere onderhandelingspositie bij leveranciers
Meer grip op voorraad, cashflow en planning
Minder ad-hocwerk voor medewerkers
Vooral in organisaties waar meerdere mensen mogen inkopen, is structuur cruciaal. Hoe groter de vrijheid, hoe groter de kans op inefficiëntie.
Lees ook deze artikelen
Breng eerst het huidige proces in kaart
Voordat je verbeteringen doorvoert, moet je weten hoe het huidige proces eruitziet. Dit klinkt logisch, maar in de praktijk is er vaak geen heldere beschrijving van de inkoopstappen. Een eenvoudige visualisatie helpt al veel: van aanvraag tot betaling.
Vraag jezelf en je team het volgende af:
Wie mag er inkopen doen?
Hoe worden leveranciers geselecteerd?
Is er een besteloverzicht of centraal register?
Worden budgetten vooraf goedgekeurd?
Wie controleert de levering en de factuur?
Door het proces te tekenen, zie je waar de knelpunten en doublures zitten. Vaak ontdek je dat er taken dubbel gedaan worden of dat goedkeuringen vertraging veroorzaken.
Werk met duidelijke inkoopautorisaties
Een vaak onderschat onderdeel van het inkoopproces is wie mag bestellen en tot welk bedrag. In kleinere bedrijven is dit soms onduidelijk, waardoor iedereen bij een leverancier bestelt ‘omdat het snel moet’. Dit leidt niet alleen tot chaos, maar ook tot versnipperde inkoop en gemiste schaalvoordelen.
Stel duidelijke autorisatieniveaus in:
Tot bedrag X mag elke afdelingsverantwoordelijke bestellen
Daarboven is goedkeuring nodig van finance of directie
Grootvolume-aankopen verlopen altijd via inkoopcoördinatie
Zorg ook dat iedereen weet bij welke leveranciers wél en níet mag worden besteld. Dit voorkomt grijze gebieden.
Bouw een intern ‘verbeterboekje’ waarin iedereen suggesties mag doen voor het stroomlijnen van inkoop. Beloon goede ideeën door ze uit te voeren en te delen met het team. Zo ontwikkel je een cultuur waarin inkoopoptimalisatie geen eenmalig project is, maar een continue mindset.
Inkoopproces verbeteren met digitale tools
Een grote stap vooruit is het inzetten van digitale inkoopsoftware. Hiermee digitaliseer en centraliseer je het hele traject: van aanvraag tot betaling. Bekende platforms zijn bijvoorbeeld:
SpendCloud – gericht op mkb en onderwijsinstellingen
ProActive – voor factuurverwerking, autorisatie en budgetbewaking
Visma.net Procurement – geschikt voor grotere organisaties
Deze tools bieden vaak:
Workflow voor goedkeuringen
Inzicht in historisch bestelgedrag
Automatische koppeling met boekhoudsoftware
Rapportages per leverancier of afdeling
Zelfs als je (nog) geen software inzet, kun je werken met goed gestructureerde Excel-sheets of formulieren om aanvragen centraal vast te leggen.
Lees ook deze artikelen
Kies voor centrale inkoop waar het loont
Een valkuil in veel organisaties is dat elke afdeling zijn eigen inkoop doet. Voor bepaalde zaken is dat logisch (zoals specialistische tools of vakliteratuur), maar voor algemene goederen – zoals kantoorartikelen, catering of hardware – loont centrale inkoop altijd.
Centrale inkoop zorgt voor:
Betere prijsafspraken
Minder leveranciers en facturen
Beter overzicht van total cost of ownership
Meer consistentie in kwaliteit en levering
Maak daarom een lijst van veelvoorkomende producten of diensten die collectief ingekocht kunnen worden. Stel vervolgens een centrale inkoper aan of werk met vaste preferred suppliers.
Voer elk kwartaal een ‘inkoopscan’ uit waarin je alle inkopen boven een bepaald bedrag onder de loep neemt. Zoek naar dubbelingen, aankopen buiten contract, of prijsverschillen voor hetzelfde product. Vaak ontdek je hier structurele besparingen zonder kwaliteit in te leveren.
Betrek leveranciers actief bij het verbeteren van je inkoopproces
Leveranciers zijn niet alleen uitvoerders, maar ook waardevolle informatiebronnen. Ze weten vaak waar processen stroef lopen of waar jouw bedrijf onduidelijk is in communicatie. Organiseer daarom periodiek leveranciersgesprekken waarin je niet alleen over prijs praat, maar ook over proces:
Hoe kunnen bestellingen eenvoudiger?
Welke fouten zien zij terugkeren?
Kunnen er vaste leverdata of bestelfrequenties afgesproken worden?
Is het mogelijk om systemen te koppelen (EDI, API)?
Zeker bij langdurige relaties is het waardevol om samen te optimaliseren. Soms kan een leverancier bijvoorbeeld direct leveren aan verschillende locaties, of verpakkingen aanpassen aan jouw werkwijze.
Maak gebruik van besteltemplates en repeat orders
Voor veel bedrijven is 80% van de bestellingen terugkerend. Denk aan inkoop van dezelfde dozen, cartridges, schoonmaakmiddelen of softwarelicenties. Door te werken met besteltemplates bespaar je tijd én verminder je fouten.
Inkoopsoftware biedt hiervoor vaak standaardoplossingen. Maar ook zonder software kun je werken met vaste bestellijsten, bijvoorbeeld in Google Sheets of Airtable. Geef elke medewerker toegang tot zijn eigen lijst, zodat bestellingen snel en correct geplaatst worden.
Repeat orders (vaste maandelijkse leveringen) zijn vooral handig bij verbruiksmaterialen. Daarmee voorkom je tekorten én hoeft er minder ad hoc besteld te worden.
Inkoopproces verbeteren = ook de interne communicatie stroomlijnen
Inkoop is zelden een losstaande afdeling. Je hebt te maken met afdelingen als productie, marketing, facilitair of ICT. Zonder goede afstemming ontstaan er snel fricties:
Er is iets besteld, maar het is onduidelijk voor wie of waarvoor
Levering is er, maar niemand neemt de verantwoordelijkheid
De besteller is op vakantie en de factuur komt binnen
Maak daarom een intern communicatieprotocol over inkopen:
Altijd project- of afdelingscode vermelden bij bestelling
Duidelijke ontvangstregistratie
Eén contactpersoon per bestelling
Zo voorkom je zoekraken, verwarring of dubbele bestellingen.
Inzicht is de sleutel tot structurele verbetering
Zonder inzicht kun je niet verbeteren. Houd daarom standaard rapportages bij:
Inkoop per leverancier per kwartaal
Aantal bestellingen per afdeling
Aantal foutieve of incomplete bestellingen
Doorlooptijd van aanvraag tot levering
Met deze data kun je gericht bijsturen, zowel in processen als in gedrag. Je ziet welke afdelingen het meeste bestellen, welke leveranciers vaak vertragen, en waar de meeste correcties plaatsvinden.
Combineer kwantitatieve data met kwalitatieve feedback: vraag ook aan je team wat ze ervaren in het inkoopproces. Zo ontstaat een vollediger beeld en kun je gericht verbeteren.
Frederiek van Leeuwen
Frederiek van Leeuwen is een vaste auteur voor ZakelijkPlus.nl en schrijft over de thema’s die ondernemers vandaag en morgen bezighouden. Met een focus op bedrijfsvoering, digitalisering, apps en juridische vraagstukken rondom ondernemerschap, biedt zij heldere inzichten en toepasbare adviezen. Dankzij haar scherpe blik op technologie, wet- en regelgeving én praktische bedrijfsrealiteit weet Frederiek complexe onderwerpen toegankelijk te maken voor ondernemers die vooruit willen.
Bekijk ook deze categorieën