Steeds meer werknemers gebruiken hun eigen smartphone voor werk. Dat scheelt de werkgever een toestel per medewerker, en de werknemer hoeft niet met twee telefoons rond te lopen. Maar wie de privételefoon zomaar zakelijk laat inzetten, loopt tegen drie problemen aan die weinig ondernemers vooraf zien. In dit artikel bespreken we die problemen en de oplossing die de meeste kleine organisaties over het hoofd zien.
Wat BYOD precies is
Bring Your Own Device, kortweg BYOD, betekent dat werknemers hun eigen laptop, tablet of smartphone gebruiken voor werk. Bij laptops is dat inmiddels ingeburgerd. Bij smartphones gebeurt het vaak zonder dat er een afspraak aan ten grondslag ligt: de werknemer geeft zijn 06-nummer aan een klant, en vanaf dat moment is zijn privételefoon een werkmiddel.
Probleem 1: het privénummer wordt bedrijfseigendom
Een werknemer die twee jaar lang klanten te woord staat op zijn eigen nummer, neemt dat nummer mee als hij vertrekt. Klanten bellen dan een ex-medewerker, en de organisatie heeft geen enkele grip op wat er met die relatie gebeurt.
Andersom geldt hetzelfde. Volgens de AVG mag een werkgever het privénummer van een werknemer niet zomaar delen, bijvoorbeeld op een website of in een klantsysteem. Daar is uitdrukkelijke toestemming voor nodig.
Probleem 2: de werkgever wil controle, de werknemer wil privacy
Zakelijke data op een privétoestel vraagt om beveiliging. Veel werkgevers grijpen naar Mobile Device Management, software die zakelijke gegevens afschermt en op afstand kan wissen. Maar op een privételefoon raakt dat ook de privé-inhoud.
Rendement wijst erop dat de privacy van de werknemer in principe boven het bedrijfsbelang gaat, tenzij er een gerechtvaardigd belang is. En heeft de organisatie een ondernemingsraad, dan heeft die op grond van artikel 27 lid 1k van de Wet op de ondernemingsraden instemmingsrecht bij regelingen die persoonsgegevens kunnen controleren. Beheersoftware op een privétoestel valt daar doorgaans onder.
Probleem 3: de kosten lopen door elkaar
Wie zakelijk belt op een privéabonnement, krijgt één factuur zonder onderscheid. De werkgever kan niet vergoeden wat hij niet kan zien, en de werknemer betaalt de zakelijke gesprekken van zijn eigen bundel. Bij intensief gebruik loopt dat op.
De oplossing die vaak wordt overgeslagen
De meeste discussies over BYOD gaan over het toestel. Maar het toestel is niet het probleem. Het nummer en het abonnement zijn dat.
Zet een zakelijk abonnement als tweede nummer op de eigen telefoon van de werknemer. Met een eSIM kan dat zonder fysieke simkaart, naast het privénummer dat er al in zit.
Let daarbij op één ding: op wiens naam het abonnement staat. Dat kan de werknemer zijn, maar ook de organisatie zelf. Degene op wiens naam het staat, is aansprakelijk voor het contract en houdt het nummer. Wil je dat het nummer bij de organisatie blijft als de werknemer vertrekt, zet het dan op naam van de organisatie. Het privénummer van de werknemer blijft in beide gevallen privé.
Daarmee zijn alle drie de problemen opgelost:
- Staat het abonnement op naam van de organisatie, dan blijft het nummer daar en neemt een opvolger het over
- Het privénummer hoeft nergens gedeeld te worden, dus de AVG-vraag vervalt
- De zakelijke kosten staan op een aparte factuur, met btw-specificatie voor de administratie
Een zwaar zakelijk pakket is daar niet voor nodig. Een sim only voor ondernemers volstaat: bij Simyo is dat hetzelfde abonnement als het particuliere Sim Only, alleen met de bedrijfsnaam op de factuur en een btw-factuur als optie. Sluit je er meerdere af, dan krijg je via de VriendenDeal korting op elk abonnement. Bundels pas je maandelijks aan, wat handig is bij medewerkers met wisselend belgedrag.
Wat je wel moet vastleggen
Ook met een apart nummer blijft een korte BYOD-afspraak nodig. Leg in het personeelshandboek vast welke beveiligingseisen gelden voor het toestel, dat zakelijke e-mail niet via openbare wifi wordt gelezen, en wat er gebeurt bij verlies of diefstal. Twee alinea’s zijn meestal genoeg.
Wie dat combineert met een zakelijk nummer op de eigen telefoon, heeft de voordelen van BYOD zonder de discussie over privacy. En dat is voor de meeste organisaties precies de balans die ze zoeken.